Тайм-менеджмент для фрилансеров: 17 полезных советов

Фрилансер не может позволить себе пропускать дедлайны.

Удаленным работникам приходится многое организовать и оптимизировать. Иногда не получается отследить каждую задачу, и в таких случаях начинаешь переживать и чувствовать давление из-за сроков.

Как же перестать пропускать дедлайны и сохранить свою репутацию?

Попробуйте следующие советы, чтобы оптимизировать время и все успеть.

1. Измените отношение

Если вам трудно закончить работу в срок, подумайте об ответственности по отношению к клиенту. Каждый раз, когда вы пропускаете дедлайн, может обернуться катастрофой для карьеры—всегда помните об этом, устанавливая сроки выполнения задач.

Чтобы систематизировать рабочее время, необходимо очень серьезно подойти к этому вопросу. Старайтесь всегда ставить дедлайны на первое место в своем дневном распорядке, чтобы заканчивать задачи вовремя.

2. Устанавливайте точные сроки

Не соглашайтесь на работу, пока не установите окончательные сроки сдачи и не утвердите их с клиентом. Даже если вам говорят, что строгого дедлайна нет, попробуйте его определить. Лучше разобраться, как оптимально организовать рабочее время, до того, как вы расстроите клиента.

Если работу можно закончить в любое время, все равно предоставьте клиенту приблизительную дату, когда вы сможете отправить результаты, и придерживайтесь этого расписания.

3. Вносите дедлайны в блокнот

Если вы работаете с тремя или более клиентами в месяц, обязательно создайте таблицу, чтобы следить за дедлайнами проектов. Разумеется, можно в любое время найти эту информацию на почте или в Skype, но представьте, сколько времени нужно на это потратить. Дело в том, что каждый клиент уникален, и, к сожалению, у всех разные представления о сроках выполнения.

Кроме того, детали работы также отличаются в каждом новом проекте, и их тяжело запомнить. Поэтому важно завести таблицу с установленными дедлайнами и другой важной информацией.

4. Учитывайте разницу в часовых поясах

Самая распространенная проблема в определении дедлайнов фрилансерами – это пренебрежение разницей между часовыми поясами между своим городом и городом заказчика. Запишите точное местное время клиента. Так вы сможете точнее договориться о сроках и избежать недопонимания.

Кстати, это еще одна причина оставлять заметки о дедлайнах в расписании. Разумеется, можно держать в памяти несколько часовых поясов, но где гарантия, что вы ничего не забудете?

5. Установите время для ответов на вопросы

Не имеет значения, работаете ли вы над огромным проектом или маленькими задачами, иногда необходимо получить обратную связь от клиента. И если клиент не отвечает, вы теряете драгоценное время и испытываете трудности со сроками.

Убедитесь, что уточнили всю информацию о работе прежде, чем к ней приступать. Всегда уточняйте у заказчика, где можно получить ответы на вопросы, если они возникнут. Также, установите время, в которое вы могли бы связываться онлайн, не вмешиваясь в расписания друг друга.

6. Договоритесь о времени внесения корректировок

Представьте:

Вы выполняете работу в срок, отправляете результат заказчику и ждете, когда клиент найдет время, чтобы прокомментировать работу. Но когда вы получаете ответ, вдруг оказывается, что работа заказчика не устраивает! В конце концов вам приходится редактировать целый проект, и возникает вопрос: «Кого винить в потерянном времени?»

Чтобы избежать подобных, вызывающих стресс ситуаций, уточняйте у клиентов, сколько времени уделяется на внесение изменений. Обычно заказчики не знают, какие условия для вас комфортны.

7. Оставляйте больше времени, чем нужно

Никогда не знаешь, какие условия помешают закончить проект вовремя. Это могут быть жизненные неприятности, другие проекты, над которыми необходимо работать, корректировки предыдущей работы или плохой интернет. Чтобы избежать тревоги и стресса по поводу сдачи работы в срок, оставляйте в своем расписании немного времени для подстраховки. Другими словами, устанавливайте дедлайны чуть позже срока, в который, как вы предполагаете, работа будет закончена.

Здесь важно учитывать объем работы—для маленькой задачи можно добавить 5-6 часов, для большого проекта – вплоть до недели. Как показывает практика, это потрясающая стратегия для сдачи работы в срок.

8. Делите дедлайны проектов на несколько частей

Когда берешься за новый проект, дедлайн кажется настолько далеким, что хочется немного расслабиться и даже взять пару выходных. Но если вы так сделаете, рискуете пропустить дедлайн.

Почему так происходит? Когда занимаешься большим проектом, сложно оценить, сколько потребуется времени, чтобы выполнить всю работу в срок.

Чтобы лучше систематизировать работу, разбивайте большие проекты на части, которые легче оценить. Таким образом можно уделить достаточно времени для каждой маленькой задачи.

9. Сосредоточьтесь на маленьких задачах

Если разбить большой проект на части, самое тяжелое испытание – сосредоточиться на небольших задачах. Попробуйте определить срок для каждой из них и занесите их в табличку или календарь.

Когда беретесь за ту или иную задачу, отодвиньте остальные на второй план. Для мотивации можно создать чек-лист и отмечать завершенные задачи. Благодаря такому методу, вы радуетесь каждый раз, когда заканчиваете небольшую задачу и продолжаете работу без потери интереса.

10. Следите за рабочим временем

Когда устанавливаете время для небольших отрезков работы, вы можете распределять его, как угодно.

Но разве это не повлияет на ваше рабочее расписание?

Вообще то, повлияет.

Вы не осознаете давление дедлайна, и можете совсем его не почувствовать. Вот почему нужно уделить достаточно времени каждому отрезку работы при составлении плана на неделю. Также установите для себя правило: никогда не работайте меньше, чем запланировали, если только того не требуют очень серьезные причины.

11. Тщательно выбирайте время для работы

Если вы слышали о биоритмах, совах и жаворонках, вы знаете, что это злободневный вопрос для не-фрилансеров.

Но вы же фрилансер, а значит сами можете выбирать время работы!

Экспериментируйте с режимом, чтобы узнать свои самые продуктивные часы и посвятить их работе. Не заставляйте себя просыпаться, когда не готовы, или работать до полуночи, если не хочется. Уделяя только продуктивные часы работе, вы экономите много времени.

12. Просите обратную связь

Придерживаться сроков почти невозможно, если клиент постоянно просит переделывать работу с первых шагов. Как много времени нужно тратить на корректировку основной части проекта? Чтобы сократить время, получайте одобрение клиента после каждого этапа работы.

Не позволяйте времени пропадать впустую, без конца переделывая проект от А до Я. Помните—очень важно установить время для общения с заказчиком, чтобы вашу работу одобрили.

13. Не обещайте слишком много

Не важно, насколько потрясающий проект вам предлагают и как сильно вы хотите в нем поучаствовать—ваша репутация важнее. Если вам кажется, что могут возникнуть проблемы с дедлайнами, избегайте новых проектов.

14. Учитесь на своем опыте

Следование срокам – это не врожденный талант. Иногда ошибки случаются, как бы вы ни старались. Не всегда получается учесть все обстоятельства, но есть хорошие новости—мы определенно учимся, когда совершаем ошибки.

Ведите расписание с примерным временем работы над каждым проектом, периодически его обновляйте и всегда держите при себе. Важно, что начинающий фрилансер может ошибаться. Но для профессионала – это удар по репутации.

15. Тратьте личное время (иногда)

Для некоторых заказчиков сроки сдачи очень важны и непоколебимы. Вот почему, если вам кажется, что вы не успеваете закончить работу, стоит задействовать личное время. Разумеется, это не просто, но поверьте – извиняться перед клиентом неприятнее. Можно задержаться на пару часов перед сном или пропустить новый эпизод сериала.

Но помните – это последнее, к чему стоит прибегать. Следуйте этому совету только когда нет другого выхода, потому что невозможно жертвовать каждой минутой свободного времени на выполнение срочных задач.

16. Просите о помощи

Если вам кажется, что времени на проект не хватает, а дедлайн уже не за горами, можно просто попросить о помощи. Хорошо, если у вас есть партнер, который может взять на себя часть задач, когда вы не успеваете с дедлайном.

Конечно, не стоит перекидывать на партнера каждое задание, которое вам не нравится. Но в критических ситуациях люди готовы помочь.

17. Избегайте прокрастинации

Самый главный враг выполнения работы в срок – это прокрастинация, и ни один фрилансер не хотел бы с этим врагом встретиться. Эффективность удаленной работы зависит от силы воли, так что всегда можно отпугнуть прокрастинацию тяжелым трудом и постановкой рабочих целей.

Всегда мотивируйте себя такими приятными вещами как сладости, эпизод любимого сериала или покупка на eBay.

Тайм менеджмент это сложный навык, и его не освоишь за пару недель. Способность справляться со сроками зависит от вашего опыта и приложенных усилий.

Чтобы стать успешным фрилансером, придется развить множество умений, и CoolClub всегда готов вас в этом поддержать. Но не стоит забывать – только две вещи характеризуют вашу работу: качество и способность придерживаться сроков.

Пользуйтесь этими советами, чтобы распланировать рабочее время. Хорошего дня!