Как справиться с пропущенными дедлайнами (и избежать подобных проблем в будущем)

Согласно последним исследованиям, 50% американцев неорганизованные и откладывают выполнение каждой пятой задачи. Вы относите себя к числу таких людей? Или вам хотелось бы узнать, как не пропускать дедлайны и быть более организованными?

Вот как можно этого достичь:

Запомните несколько простых правил, которые помогут вам определять сроки выполнения задач и всегда в них укладываться. В результате вы станете более продуктивным работником, независимо от того, работаете ли вы во фрилансе или являетесь частью большой команды.

К счастью, некоторые наработки уже изучены и представлены в виде пунктов списка. Они кардинально изменят ход ваших действий в случае, если вы снова пропустите дедлайн.

1. Предупредите заказчика (или начальника)

Как только вы поймёте, что у вас возникли проблемы со своевременным выполнением задачи или проекта, нужно обязательно известить об этом заказчика или руководителя. Это особенно важно, если сроки изначально были сжатые, и в них сложно было уложиться. Идеальным решением в данной ситуации будет отправка электронного письма о том, что не получается выполнить работу вовремя. После того, как вы оповестили заказчика и менеджера, можно либо попросить дополнительное время, либо приготовиться к последствиям в виде потери клиента или штрафов. В любом случае, это первый шаг в урегулировании проблемы сорванных сроков.

Вот что самое главное:

• Заказчик всегда заинтересован в получении услуг наивысшего качества
• Нужно убедить клиента и начальство, что задание будет выполнено в кратчайшие сроки, и вы приложите все усилия, чтобы обеспечить исключительный результат
• Избегайте прокрастинации, чтобы закончить работу как можно раньше

2. Будьте вежливыми

Вежливость – один из показателей настоящего профессионализма. Если есть риск не вписаться в установленные сроки, подготовьте письмо с извинениями за задержку в работе. Объясните, почему не удаётся справиться с задачей вовремя. Возможно, это случилось по вине клиента: слишком сжатые сроки, неуместное вмешательство (например, смена инструкций) или недостаток информации.

Помните:

Хоть извинения и вежливость не ускорят рабочий процесс, их можно воспринимать как вложения в будущее сотрудничество с отдельно взятым заказчиком, так как это показывает вашу обеспокоенность и заинтересованность в проекте.

3. Определите свои ошибки

Приложите немного усилий, чтобы понять, что пошло не так, и какие были возможности избежать задержки и выполнения задачи в срок.

Секрет вот в чем:

Вам будет проще замечать и предотвращать похожие ошибки в будущем после того, как вы признаете свою вину в пропущенном дедлайне?

Этот шаг очень важный, так как даёт понять клиенту (или начальству), что вы осознаёте важность выполнения заданий в срок, и это влияет на ваше саморазвитие.

Постарайтесь разобраться, была ли у вас одна или несколько распространённых ошибок, которые приводят к задержкам в работе:

• Отсутствие профессионализма или определённых навыков
• Задачи без утвержденных сроков, которые вызывают стресс из-за постоянного ощущения срочности и невозможности сосредоточиться на работе
• Несоблюдение дедлайнов в работе с коллегами
• Прокрастинация
• Некорректное распределение ресурсов и неэффективные навыки тайм-менеджмента

Если вы допустили одну из вышеперечисленных оплошностей, постарайтесь избегать их в будущем.

4. Создайте универсальный план действий

Предположим, вы выяснили причины неудачи и хотите их устранить.

Вот в чем загвоздка:

Чтобы избегать сорванных сроков, нужно работать над этим ещё на первых этапах задания. Необходим чётко составленный план действий, который станет основой для всех заданий и проектов.

Прислушайтесь к следующим советам:

• Всегда оставляйте время про запас – не надейтесь закончить работу в последнюю минуту
• Настройте напоминания. Они помогут вам не сбавлять темп, исключая риск забыть о чем-то важном. Google Календарь прекрасно подойдет для этой цели
• Делайте заметки, чтобы разобраться во всех деталях задачи и определить время, необходимое для их выполнения
• Устанавливайте цели по системе SMART

Ещё одна хитрость:

Не пренебрегайте возможностью изменения планов, если это необходимо. Это ключевой фактор в понимании того, как избежать пропущенных дедлайнов. Если, например, надо сдать проект как можно быстрее, в автоматических напоминаниях не будет никакого смысла. С другой стороны, использование системы SMART для постановки целей будет идеальным вариантом для того, чтобы успеть всё вовремя.

5. Избегайте повторения ошибок в будущем

Надо понимать, что вы не всегда виноваты в сорванных сроках. Иногда к этому могут привести технические трудности или человеческий фактор. Тем не менее, следует помнить, что два самых надёжных способа избежать задержек в работе – борьба с прокрастинацией и разработка детального и продуманного плана выполнения задачи.

Несколько советов напоследок:

• Будьте реалистами – устанавливайте досягаемые цели и выполнимые сроки
• Помните о своих навыках и знаниях, извлекая из них максимум пользы
• Учтите, если вовремя не сдать несколько заказов для клиента, он может решить, что вы недостаточно опытны, а это уже приведет к потере заказчика

Знаете, что самое интересное?

Один пропущенный дедлайн не делает вас менее профессиональным работником, так как это случается со всеми. Тем не менее, далеко не все понимают, насколько важно бороться с этой проблемой и прикладывать все усилия, чтобы избежать её в будущем. Знаете, какие есть хорошие оправдания для сорванных сроков? Никаких. И не важно – фрилансер вы, или офисный работник. Развитые навыки тайм-менеджмента и серьёзное восприятие времени – определяющие черты любого профессионала.

Теперь, когда вы знаете, как избежать пропущенных дедлайнов, потратьте немного времени на разработку плана, который бы идеально подошел под ваши нужды и специфику заказов. И помните, что все вышеперечисленные советы нельзя воспринимать как гарантию успеха. Вместо этого, лучше их адаптировать и выработать собственный подход, который улучшит вашу продуктивность.